У вирі життєвих подій дуже легко заплутатися. Дітей вчать правильно розподіляти свій час дорослі, які часто і самі відкладати все на потім. Як правило, це «потім» ніколи не настає. Всі заплановані справи плавно відсуваються іншими і під кінець перетворюються в один суцільний кого з невирішених завдань. Проблема найчастіше полягає не в кількості справ, а в нераціонально складеному графіку. Люди не приділяють належної уваги плануванню своєї діяльності. А адже, витративши трохи особистого часу на навчання основ тайм-менеджменту, можна значно заощадити часовий ресурс у майбутньому. Тоді в житті з'явиться місце не тільки для вічних проблем, але і для себе і своєї сім'ї. Однією з найбільш простих і ефективних технік планування є принцип Ейзенхауера.

У чому полягає суть техніки?

Принцип матриці Ейзенхауера полягає в грамотному розподілі завдань в залежності від ступеня їх значимості. Вона допомагає розбити весь перелік справ на важливі і не важливі, термінові і не дуже. За допомогою матриці можна визначити той проміжок часу, який знадобиться на вирішення проблеми, що вимагає більшої уваги, а деякі речі і п'яти хвилин, витрачених на них, не стоять. Щоб досягти успіху, потрібно слідувати певним алгоритмом. Порядок необхідних дій залежить від пріоритетності завдань. Як правило, сконцентруватися на одній меті заважають різні чинники: особисті проблеми, оточуючі люди, звички та інше. Позбутися слабостей і зосередитися тільки на корисні дії може допомогти метод Ейзенхауера.

Як виник цей принцип, ким сформований?

Обґрунтував описуваний принцип тайм-менеджменту тридцять четвертий президент Сполучених Штатів Америки Дуайт Девід Ейзенхауер. Політичний діяч ні одну задачу не міг залишити невирішеною, так що намагався зробити свій графік як можна більш раціональним і оптимізованим. У підсумку всі завдання Ейзенхауер перетворив в матрицю. Сьогодні ж методом президента користуються і офісні працівники, і менеджери, і великі керівники. Це говорить про те, що даний спосіб розподілу пріоритетів і справді дієвий і актуальний.

Що являє собою матриця Дуайта Ейзенхауера?

Квадрат Ейзенхауера (або принципи планування часу) базується на побудові матриці. Основами матриці є вісь важливості (абсциса) і вісь терміновості (ордината). Їхній взаємний перетин дає чотири квадрати, кожен з яких заповнюється завданнями, згідно з їх розподілом. Так, для початку варто визначитися, що є важливим, а що строковим. Важливі справи в найбільшою мірою впливають на досягнення результату, а термінові завдання потребують негайного виконання. В цілому ж утворюється картина, що дає повне уявлення про стан справ. Матриця дозволить розставити правильні пріоритети – що може почекати, а що не терплять зволікань.

Що входить в квадрат?

Перший квадрат, розташований у верхньому лівому кутку, іменується квадратом А. В клітинку записуються найбільш важливі та термінові завдання. В ідеалі цей квадрат має пустувати, так як раціонально розподілене час дозволяє уникнути наявності справ подібного роду в принципі.
До справ підвищеної важливості можна віднести:

проблеми зі здоров'ям, що виникають, як правило, в самий невідповідний час;

те, що може негативно позначатися на результатах діяльності;

справи, невиконання яких може призвести до виникнення нових проблем.

За наповненість цього квадрата відповідає самоконтроль людини. Адже якщо в комірці А щодня з'являються нові справи, принцип Ейзенхауера не допоможе. Тут слід звернутися до тайм-менеджменту принципі, але для початку необхідно розібратися з усіма справами, які в найближчій перспективі заповнять квадрат А. Незважаючи на вищий пріоритет даного квадрата, можна передати розв'язання проблем, які заповнюють клітинку, кому-небудь іншому. Але це тільки в тому випадку, якщо таке можливо, а справи не вимагають неодмінно особистої участі.

Які завдання передбачає квардрат?

Дана частина матриці заповнюється щоденними справами. Як правило, сюди входить все те, що заслуговує найбільшої уваги. Це важливі, але не термінові справи, велика частина яких пов'язана з основною діяльністю людини. Невисока терміновість завдань дозволить не вживати негайних рішень, а конструктивний і розумний підхід дасть можливість виконати всі справи більш якісно. Діяльність людей, які в основному вирішують проблеми з квадрата, більш продуктивна. При хороших результатах праці таким людям вистачає часу на особисте життя, вони не зазнають постійних стресів. Даний квадрат складається із завдань, які мають невелике значення і, можливо, в якійсь мірі повседневни, але саме з них в основному і складається діяльність людини. Завдання з сектора В сильно впливають як на моральний, так і матеріальний стан. Це спорт, режим харчування, сну, навчальна і робоча діяльність – ті речі, без яких не обійтися, але їм зазвичай приділяють найменше уваги, пускаючи багато на самоплив.

Які справи входять в квадрат?

В квадрат Із входять ті справи, які не наближають до заповітної мети, а, навпаки, гальмують події, відкладають виконання дійсно важливих завдань. Найчастіше вони вимагають термінових витрат часу, але відволікають і збивають зі шляху. Тут важливо завжди пам'ятати про результати своєї діяльності і цілях і не перемикатися на другорядне.
В даний сектор можна сміливо включати домашні клопоти і дані комусь обіцянки. Загалом, це справи не стільки важливі, скільки термінові.

Що входить в квадрат D?

У людей, які не вміють правильно планувати час, справи з цього квадрата займають найбільшу кількість часу. Ці завдання швидше можна назвати не проблемами, а приємними турботами, які притому не приносять абсолютно ніякої раціональної користі. Вплив квадрата D необхідно якщо не виключити, то постаратися хоча б зменшити. Не варто заміняти відпочинок безцільним моніторингом соціальних мереж, переглядом телепередач або серіалів, порожньою балаканиною по телефону. Вільний час можна провести з користю для себе і оточуючих: сім'ї, близьких та друзів.

Де використовується принцип Дуайта Ейзенхауера?

Описаний прийом розподілу завдань використовується не тільки для раціоналізації часу. Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера застосовується, наприклад, для визначення необхідних функцій торговельних об'єктів. Поліпшення товару на всіх етапах життєвого циклу отримало назву функціонально-вартісного аналізу (ФВА). Цей принцип об'єднує в собі економічні і технічні прийоми з визначення співвідношення властивостей товару з витратами на нього. Останні обов'язково повинні бути логічними і окупні. У чому полягає принцип Ейзенхауера у ФВА, досліджували багато фахівців із країн з ринковою економікою: Франція, Німеччина, Великобританія, США. В результаті було виявлено, що для того, щоб визначити коло відповідних функцій об'єкта, важливо дотримати пропорції між їх необхідністю і вартістю. Принцип Ейзенхауера у ФВА полягає в аналізі товару і розподілі його властивостей за трьома категоріями:

Категорія А. Головні, або основні функції: пряме призначення товару, на забезпечення якого необхідно витратити більшу кількість коштів.

Категорія Ст. Другорядні функції продукту, які є супутніми основним. Наявність таких доповнень вітається, але і відсутність не надто впливає на продажі.

Категорія С. Зайві функції, відсутність яких жодним чином не позначиться на якості товару. Уникаючи витрат на доповнення, які зовсім не є необхідними, можна значно заощадити.

Практика застосування принципу Ейзенхауера

Зовсім не обов'язково розподіляти завдання саме у вигляді матриці – в квадраті, але на перших порах можна чинити саме так для забезпечення наочності. Зручно перетворювати стандартний вигляд матриці в кілька списків або загальний план, де справи з різних квадратів виділені кольором. Так, наприклад, одночасно термінові і важливі завдання (квадрат А) можна записувати червоними чорнилом, важливі, але не термінові зеленим кольором (сектор), неважливі, але термінові завдання (квадрат) – синім, а чорним – неважливі і нетермінові. При цьому ступінь важливості конкретної справи слід оцінити не в розумі, а саме на папері. Так завдання набувають форму, а їх виконання стає більш реальним.

Чому слід застосовувати даний метод?

Принцип Дуайта Ейзенхауера може допомогти змінити своє життя в плані раціоналізації особистого часу. Використання даного методу дозволяє витрачати менше часу на виконання непотрібних завдань і займатися найбільш перспективними справами, а також достатній час приділяти повноцінному відпочинку, уникаючи так званих " пожирачів часу: телебачення, безцільного блукання по просторах Мережі і тому подібного. Людина, який застосовує у своїй повсякденній діяльності принципи тайм-менеджменту, не лише успішніше інших, згідно статистиці, але й здоровіше, так як не зазнає постійних стресів, пов'язаних з перевантаженістю та постійними дедлайнами. Розстановка пріоритетів (принцип Ейзенхауера або будь-який інший) допоможе оптимізувати свою життєву діяльність у всіх сферах.