Система управління знаннями - це набір способів одержання необхідної інформації, її збереження і розповсюдження між працівниками організації. Вона допомагає використовувати інтелектуальний капітал для придбання матеріальної вигоди, розвитку виробництва, модернізації і так далі. Цей термін вперше застосував вчений Карл Вииг в кінці вісімдесятих років двадцятого століття.

Попередники

Однак і до появи нового терміну наукове співтовариство цікавилося даною проблемою. Американський футуролог Елвін Тоффлер у першій половині минулого сторіччя передбачив, що на зміну індустріальному суспільству прийде інформаційне. У такій системі взаємовідносин між людьми головною цінністю вважаються не матеріальні блага, а знання.


Найбільш успішним є не та людина, яка займає більш високе соціальне становище і має необхідні зв'язки, а фахівець, здатний винаходити принципово нові підходи, мислити і діяти нестандартно.

Нова система освіти

Говорячи про інтелектуальний капітал і системи управління знаннями, потрібно відзначити, що в постіндустріальному чи інформаційному суспільстві вміння здобувати потрібні відомості цінується майже нарівні із створенням нового інтелектуального продукту. Тому в сучасному російському освіті головною метою навчання молодого покоління називається прищеплення йому інформаційної компетенції. Цим терміном позначають здатність орієнтуватися у величезному море інформації, доступ до якого людина отримує завдяки технічним засобам. Відбирати потрібну інформацію, а також відбраковувати непридатну сьогоднішні діти починають навчатися ще в дошкільних освітніх установах. Таким чином, дослідницькі методи в нинішньому освіту виходять на перший план, приходячи на зміну традиційним. Даний підхід сприяє тому, щоб представники наступних поколінь вже з ранніх років свого життя розуміли важливість інформації в сучасному світі і були готові до створення системи управління знаннями.

Застосування на практиці

На початку дев'яностих соціолог Пітер Снігу описав свій погляд на те, як організація в процесі діяльності може постійно самонавчатися. До цього ж часу складається кілька національних шкіл, які мають свій оригінальний підхід до здійснення керівництва системою знань. Найбільш відомі наступні з них: американська, японська та європейська (вона ж скандинавська). Остання з них прославилася тим, що саме її теоретичні дослідження привели до того, що в 1991 році в одній із страхових компаній Швеції з'явився співробітник, відповідальний за керування системою знань в організації. У 1995 році в Японії була випущена книга під назвою "Компанія - виробник знань". Ця робота сприяла реалізації на практиці ідей щодо розвитку систем управління знаннями в різних організаціях в Країні висхідного сонця. У подальшому ці принципи розвивалися вченими з різних куточків світу, набуваючи все більшу популярність. Розробками концепцій управління системою знань в організаціях почали займатися провідні науково-дослідні інститути світу. В найбільших університетах з'явилися програми підготовки фахівців у цій галузі.
Нова професія, представники якої покликані керувати кругообігом інтелектуальних цінностей в різних суспільствах, стали називатися менеджерами знань. Необхідність подібної діяльності була усвідомлена не лише представниками бізнесу та керівниками виробничих підприємств. Нові ідеї стали реалізовуватися і в науковому середовищі, а також у торгівлі, освіті та інших сферах людського життя та діяльності.

Досвід компанії

Що стосується застосування вищевикладених принципів у нашій країні, то тут показовим є приклад компанії стільникового зв'язку МТС. Відомо, що співробітники магазинів-салонів, які займаються поширенням послуг даної організації, періодично проходять курси підвищення кваліфікації. Крім того, в кожну з торгових точок кожен місяць висилаються навчальні посібники, які зобов'язана прочитати кожен співробітник, щоб потім пройти тест на знання нової інформації.

Наука і політика

Необхідність систем управління знаннями була визнана в деяких країнах на державному рівні. На порозі двадцять першого століття парламентом Швейцарії було прийнято рішення про створення державної організації, яка займається впровадженням ідей менеджменту інформації в діяльність різних урядових установ. Незабаром після цього був заснований міжнародний інститут, що займається науковими розробками у цій галузі. Тоді ж все частіше в спеціалізованих періодичних виданнях почали з'являтися публікації про досвід західних фахівців по створенню системи управління знаннями.

На стику наук

Дослідження в області системи управління знаннями проходять при обов'язковому залученні в цю діяльність фахівців з різних областей науки. Наприклад, найбільш ефективні форми передачі нової інформації не можуть бути обрані без розгляду психологічного аспект даного процесу. Тому розробка систем управління знаннями повинна спиратися на відомості про особливості людської свідомості, розумової діяльності, пам'яті і так далі. Крім того, до вивчення даного питання залучаються також культурологи і соціологи, які вказують на специфіку передачі знань в умовах тієї чи іншої країни, суспільного ладу, вікової категорії і так далі. Всі ці відомості допомагають оптимальної організації цієї сторони діяльності сучасного комерційного або іншого закладу.
Тому можна стверджувати, що у сфері розробки систем управління, як і в багатьох інших областях, дослідження йдуть міждисциплінарним шляхом. Такий підхід характерний для сучасної наукової діяльності. Невипадково у другій половині двадцятого століття з'явилося безліч дисциплін, що використовують досягнення різних сфер знання, наприклад, соціолінгвістика, соціальна антропологія та багато інших. Експерти не виключають можливості виділення менеджменту знань в окрему науку або напрям якої-небудь дисципліни. Поки залишається неясним, в рамках якої області знань це могло б відбуватися. Можливо, це буде здійснюватися в надрах соціології та менеджменту.

Одна з моделей управління знаннями

Японські фахівці поділяють всі знання на два види: явні та приховані. До перших можна віднести інформацію, яка передається за допомогою усного мовлення або друкарського тексту. До другого виду відносяться традиції, звичаї, система цінностей і так далі. На відміну від європейських фахівців, схильних недооцінювати другий вид знань, східні експерти говорять про велику важливість даного компонента.

Традиції, звичаї і певна система цінностей, яка прийнята в тій чи іншій організації, на їхню думку, відіграють велику роль у прищепленні її співробітникам лояльності, почуття колективізму. А це, в свою чергу, сприяє зростанню продуктивності, поліпшенню якості роботи і так далі. Модель системи управління знаннями для кожної окремої організації індивідуальна. Її вибір залежить від декількох факторів. В першу чергу, створюючи свій метод управління інформаційними потоками, менеджер повинен враховувати специфіку організації: особливості професійної діяльності працівників і культуру взаємин, що склалася в даній компанії. Тим не менш у роботі всіх фахівців даного профілю повинні бути присутніми наступні моменти: 1. Менеджери керують процесом створення нової інформації. Ці фахівці стежать за тим, щоб при здійсненні професійної діяльності, особливо в моменти, коли потрібно прийняти важливе рішення, співробітники використовували накопичені в надрах компанії знання. Інформація, яка є надбанням фірми, обов'язково повинна втілюватися в тих послуги або продукти, на виробництві яких організація спеціалізується.
2. Важлива частина діяльності менеджерів знань полягає в контролі над здійсненням передачі корисної інформації від одних співробітників до інших. Крім того, такий обмін повинен здійснюватися безперервно між структурними частинами, з яких складається підприємство (цехи, відділи і так далі).

Інші обов'язки

Крім перерахованого вище, менеджери знань стежать за забезпеченням інформаційної безпеки. Тобто вони вживають належних заходів щодо запобігання розголошення секретів фірми. В їх професійні обов'язки входить і систематизація тих відомостей, які були отримані працівниками колективу.

Японська модель

Нонаки і Такеучи - японські автори книг з управління знаннями в організаціях. Вони запропонували свою модель здійснення даного процесу контролю над інформацією. На їхню думку, менеджери вищої ланки не здатні виконувати функцію контролю над знаннями, які є надбанням фірми. Ці фахівці, як правило, визначають лише загальний хід розвитку компанії. Вони далекі від життя пересічних співробітників. А значить, люди, що займають високі пости, не можуть враховувати такий фактор, як культура взаємин у компанії. Тому японські дослідники рекомендують доручати контроль над інформаційними потоками менеджерам середньої ланки. Вони, в силу своєї залученості до рішення повсякденних нагальних проблем, що постають перед компанією, здатні виконувати цю функцію. Система, за якою в даному випадку здійснюється керівництво, називається "Центр - верх - низ". Тобто менеджери середньої ланки повідомляють відомості про сформованої інформаційної обстановці в колективі вищого керівництва, а воно, в свою чергу, приймає рішення, яке реалізується за участю все тих же менеджерів середньої ланки.

Ще одна концепція

Можна зробити висновок, що японські вчені, які займаються проблемою, якій присвячена ця стаття, говорять про провідну роль управління у створенні інформаційної системи в організації. Інший фахівець в цій області - Б. З. Мільнер - в одній зі своїх статей опублікував список основних частин системи управління знаннями. На перше місце цей дослідник ставить людський фактор, тобто ті відносини, які складаються між членами колективу. На його думку, культура спілкування, прийнята в тій чи іншій організації, може сприяти створенню міцної системи знань або ж, навпаки, призвести до її руйнування. Невипадково службові взаємини часто називають "громадським капіталом". А він, у свою чергу, є частиною загального надбання фірми. Крім цього фактора важливі ролі в цьому питанні відіграють технології передачі, накопичення і отримання інформації, а також методів управління. Мільнер пише про те, що з цієї точки зору діяльність будь-якої організації полягає у виробництві, передачі і переробки інформації, а також її використання при виробництві певних товарів чи надання будь-яких послуг. Іншими словами, інформаційна система управління знаннями - це технологія прищеплювання співробітникам певних компетенцій. Така діяльність вкрай актуальна сьогодні.

Система управління базами знань

Ця глава присвячена питанню зберігання інформації. Зазвичай для її архівування використовують бази даних. Так називаються способи структурування даних з метою їх збереження. Бази даних бувають як цифровими, так і аналоговими. З найпростішої бази даних стикався кожен, хто хоч раз відкривав бібліотечний каталог. Інформація про книжки, де заголовка розміщені в алфавітному порядку - це і є база даних. Вони бувають різних видів. Так, в залежності від масштабу виділяють центральні, місцеві бази даних і так далі. Інша класифікація заснована на вигляді структурування інформації. Найвідоміші бази даних, які можна виділити за цим показником, це:

Ієрархічна база даних, в якій кожна комірка (стаття, книга і так далі) об'єднана з декількома іншими з якого-небудь ознакою.

Мережева база даних - така система, в якій кожен пункт може бути об'єднаний з іншими не по одному, а по ряду ознак.

В даний час більшість баз даних представлено в цифровому вигляді. Такі системи інформації можуть бути декількох видів:

Локальні - всі дані знаходяться на одному комп'ютері.

Розподілені - база даних обслуговується декількома комп'ютерами, робота яких синхронізована.

Система управління базами знань знаходиться зазвичай у веденні менеджера.

Взаємне навчання фахівців

Мета системи управління знаннями - не тільки зберігання інформації, якою володіє фірма, але і навчання співробітників. Тому важливим моментом є створення необхідних умов для професійного спілкування. Ще недавно єдиним - і досить ефективним методом передачі спеціальних знань були бесіди співробітників під час перекусів та обідніх перерв. Сьогодні ж, коли працівники великих компаній можуть знаходитися в різних містах і навіть країнах, з'явилася необхідність у впровадженні системи управління знаннями. Тому в переважній числі організацій є власні електронні ресурси для професійного спілкування. З цією метою, як правило, використовуються сторінок в різних соціальних мережах, месенджери, а також сайти компаній.

Відомості про співробітників

Сьогодні у великих організаціях для вирішення певних проблем прийнято не залучати сторонніх співробітників, а шукати фахівців зі штату компанії. Для цих цілей в базу даних заносяться відомості про освіту, захоплення і всіх попередніх місцях роботи кожного працівника. При виникненні будь-якої проблеми менеджер з легкістю може знайти людину, найбільш компетентного у виниклому питанні. У базах часто фіксується і ступінь зайнятості конкретного співробітника у даний момент. Для виконання певного доручення керівник вибирає людину з найменшою завантаженістю. Для отримання інформації про конкретного працівника можуть також використовуватися соціальні мережі. Для підбору відомостей зазвичай використовуються різні комп'ютерні програми.

Відеоконференції

Важливим питанням також є масове навчання співробітників і перевірка їх знань. Часто для цієї мети використовується формат відеоконференцій. Для їх проведення можна використовувати різні електронні платформи, наприклад Teachbase.

Контроль знань як частина управління

В системі наукового знання ці питання менеджменту інформації найбільше стикаються із соціологією. Теорія управління розглядається вченими в рамках саме цієї науки. Згідно багатьом дослідженням, основними напрямками діяльності менеджерів є:

Постановка цілей існування фірми.

Визначення шляхів реалізації цілей.

Контроль робочого процесу, спрямованого на досягнення цілей.

Захист знань від сторонніх осіб.

Все це, в свою чергу, передбачає роботу з великим об'ємом інформації. Про технологіях і системах управління знаннями було коротко розказано в цій статті.