Створення інформаційного ресурсу будь-якого виду починається з надання відомостями форми документа. Документована інформація, в свою чергу, може бути включена до складу будь-якої інформаційної бази.

Нормативне забезпечення

Згідно з положеннями ФЗ № 149 документована інформація – це зафіксовані на матеріальному носії відомості. Для ідентифікації даних або їх джерела використовуються певні реквізити. Слово "документ" має латинські корені. У перекладі воно означає "доказ". У термінологічному словнику теорії і практики наукової інформації від 1964 р. слово "документ" визначається як матеріальний об'єкт, в якому міститься інформація в зафіксованому вигляді.

Теоретична база

У будь-якому документі присутній 3 елемента: зміст відомостей, форми їх надання та носій документованої інформації. Вивчення способів фіксації даних та ознак їх носіїв здійснюється в рамках такої дисципліни, як документознавство. Це науковий напрям, що досліджує процеси архівування, діловодства, документообігу. Основна увага при цьому приділяється регулюванню форми традиційних документів, закріпленню їх реквізитів.

Особливості фіксації дані

Документована інформація – це інформація , що міститься на якомусь матеріальному носії з реквізитами якого можна ідентифікувати відомості. В даний час існує безліч способів закріплення відомостей. Умовно вони поділяються на кілька класів. Паперові документи представляють собою носії інформації, доступних для сприйняття без використання додаткових технічних засобів. Цей спосіб документування вважається найбільш поширеним.


Останнім часом, однак, все більшого поширення набувають носії, інформацію з яких можна отримати тільки за допомогою технічних засобів. Це можуть бути електронні документи, відео-, аудіозаписи (файли), закодовані відомості та ін.

Ідентифікація

Обов'язковою умовою роботи з даними є наявність реквізитів, за якими ідентифікується документована інформація. Визначення джерела даних, необхідно для зіставлення початкового змісту носія з вмістом документа, отриманого користувачем. При необхідності в процесі вивчення відомостей встановлюється факт тотожності, збігу даних.

Нормативне регулювання

Правовий режим документованої інформації , порядок фіксації відомостей федеральними виконавчими структурами встановлюється Урядом. Правила документообігу, діловодства, затверджені іншими держорганами, органами територіального самоврядування в межах їх компетенції, не повинні суперечити положенням урядових постанов. Державна структура, що здійснює нормативно-методичне регулювання документованої інформації, - це Федеральне агентство за техрегулированию і метрології. Раніше ці функції виконував Держстандарт. В ході реформ він був перетворений в Агентство. Питання, що стосуються стандартизації документів, регламентуються положеннями ФЗ № 184 "ПРО техрегулировании". Міжгалузеве керівництво організаціях віднесено до компетенції Федерального архівного агентства. Галузеве управління документаційне забезпечення здійснюється відповідними міністерствами з урахуванням рекомендацій Архівного агентства.

Специфіка ідентифікації

Існує кілька способів зберігання документованої інформації. Визначення конкретного варіанту залежить від специфіки галузі, в якій використовуються дані. Дані можуть бути представлені в електронній формі та зберігаються у спеціалізованих базах. У такій ситуації ідентифікація має деякі особливості. Вони полягають у тому, що достовірність відомостей повинна підтверджуватися власником бази даних або уповноваженою посадовою особою. Існують і інші способи підтвердження достовірності документованої інформації. Ця інформація може бути, зокрема, завірена підписом. Електронний документ, що підтверджується електронним підписом або аналогом власноручного розпису, визнається рівнозначним паперового. Винятки можуть встановлюватися у федеральних законах або інших нормативних актах.

Інформаційні ресурси

Вони вважаються об'єктами відносин юридичних осіб, громадян та держави. Існуючий режим документованої інформації забезпечує захист даних. Нормативне регулювання здійснюється правовими положеннями, що закріплюють:

Правила документування інформації.

Право власності на документи та їх масиви, в тому числі в информсистемах.

Категорії даних за рівнем доступу до них.

Порядок забезпечення захисту інформації.

Информресурси створюються держорганами будь-якого рівня, господарюючими суб'єктами, громадськими об'єднаннями, установами, фізичними особами. Кожен суб'єкт формує той чи інший ресурс для своїх цілей і використовує документовану інформацію. Це можуть бути виробничі, управлінські, освітянські, наукові цілі. Информресурси істотно відрізняються один від одного за обсягом. Одні представлені декількома довідниками, інші – великими бібліотечними фондами. Крім того, існує класифікація за способом організації та порядку надання даних.

Державні информресурси

РФ, регіони і муніципалітети є власниками використовується в таких ресурсах документованої інформації. Ці відомості накопичуються, створюються, купуються переважно за рахунок бюджетних коштів. Державними информресурсами управляють державні органи і структури територіального самоврядування в межах наданих їм повноважень. Держава володіє правом використання, викупу документованої інформації. Ця можливість реалізується у випадках, коли відомості, що належать іншим суб'єктам господарювання (юридичним особам або громадянам), відносяться до держтаємниці, а також в інших випадках, передбачених законом.

Обов'язковий примірник як вид документованої інформації

Обов'язковим називають примірник тиражированного документа, що підлягає передачі виробником у відповідну організацію. Документом у цьому разі визнається матеріальний носій, що містить інформацію. Вона може бути представлено у формі тексту, фонограми, ілюстрації або їх поєднання. Примірником виступає зразок документа, ідентичний оригіналу. Для цього різновиду документованої інформації правовий режим закріплюється в ФЗ № 77. Нормативний акт визначає державну політику щодо створення обов'язкових примірників як ресурсної бази для комплектування національного бібліотечного фонду та розвитку системи бібліографії. В Законі передбачені правила забезпечення збереження носіїв інформації, особливості їх публічного використання.

Одержувачі

Обов'язкові примірники розподіляються між юрособами, що володіють правом зберігання, отримання, надання інформації у користування безоплатно або платно. В якості одержувачів виступають:

Книжкова палата, Державна Науково-технічна та Національна бібліотеки, Бібліотеки РАН, Сибірського відділення РАН, Далекосхідна наукова бібліотека. Ці установи отримують видання.

Російська бібліотека для сліпих. В цю установу надходять видання для людей, що зазнають проблеми з зором.

Федеральний інститут промсобственности. Цей орган отримує патентні електронні документи.

Парламентська бібліотека. У неї надходять офіційні документи.

Федеральний фонд держстандартів, загальноросійського класифікатора техніко-економічних даних і регіональних міжнародних правил, рекомендацій та норм стандартизації іноземних держав.

Це далеко не весь перелік одержувачів. Існують також спеціальні установи, які надходять відео-, аудіоінформація, програми для ЕОМ тощо Для зберігання документів в електронній формі в РФ створені науково-технічні центри. Вони отримують інформацію за напрямками, що відповідають їх специфікації. Всі ці організації регулярно публікують інформацію про надійшли до них безкоштовних обов'язкових примірниках. Установи формують національний бібліотечний фонд документів. Доставка матеріалів, централізоване їх розподіл, повідомлення споживачів провадиться у строки, встановлені законодавством та регламентами відповідних організацій. Порушення встановлених приписів творцями документів тягне адміністративну відповідальність.