Коли згадується організаційна система, то під цим мають на увазі певну структуру, яка складається з окремих підрозділів. Вони між собою взаємопов'язані виходячи з певних міркувань. А саме залежно від поставлених перед підрозділами і фірмою цілей і відповідно до виконуваних функцій. При цьому передбачається наявність керівних працівників (центрів), які можуть приймати рішення і є відповідальними за діяльність підрозділів.

Загальна інформація

Питання, які розглядають проектування та формування організаційних систем управління, актуальні не тільки для нещодавно створених підприємств, але і для тих комерційних структур, які вже діють, але їм доведеться працювати в інших умовах. Для цього необхідно змінювати склад і структуру виконуваних обов'язків і завдань. Першим ділом в такому випадку проводиться аналіз формального побудови. Приділяється увага складу структурних підрозділів, чисельності задіяних в них співробітників, наскільки вони відповідають складності і структурі виконуваних робіт і тому подібні аспекти.


Під час проведення аналізу необхідно послідовно вивчити всі важливі елементи підприємства. До таких відноситься інформаційне забезпечення та взаємодія, ресурсно-технологічне постачання, відповідність трудових ресурсів існуючим запитам, взаємозамінність. Коли вивчається організаційна система управління, то необхідно забезпечити наявність відповіді на два питання:

Якою мірою те, що вже є зараз, може сприяти або перешкоджати реалізації обраної стратегії дій?

На які рівні слід покладати вирішення конкретних завдань?

Пошук відповідей

Існує досить велика кількість підходів, що дозволяють розібратися з цілями. Оскільки розглядати їх досить проблематично, увагу отримає лише два:

Конкретні постановки особистих завдань і цілей перед виконавцями.

Короткий організаційний аналіз.

Обидва підходи спрямовані на те, щоб виявити, який особистий внесок працівника у виконанні головного завдання підприємства. Важливими є також методи управління організаційними системами. Якщо ж коротко, то діяти доводиться за допомогою таких методик:

Метод самоаналізу. Особлива увага приділяється адміністративного і управлінського персоналу. Переслідується мета підвищення ефективності роботи працівників розумової праці. Основний упор робиться на сприянні вирішення завдань, реалізації стратегії компанії та досягнення встановлених цілей. По суті, в даному випадку передбачено рух від великого до деталей. Реалізовується така послідовність: завдання підприємства - його стратегія - цілі - функціональна організація. Тільки потім уже посади - працівники - їх обов'язки і мотивація.

Метод аналізу знизу вгору. Він вже відштовхується від окремого працівника і його сформульованих завдань і цілей. Даний метод дозволяє пов'язувати праця окремих працівників з діяльністю підприємства і реализовываемой стратегією процвітання. Хоча дуже часто зустрічаються нарікання, що теоретичні положення продумані добре, а от реалізація на практиці залишає бажати кращого.

Більше про самоаналіз

Даний метод дозволяє готувати ефективні рекомендації, які спрямовані на поліпшення всієї організаційної структури і продуктивності компанії завдяки зменшенню дубльованої роботи, скорочення витрат на управління, регулювання завантаженості керівників, відокремлення функцій виконавців. Який же кінцевий результат здійсненої роботи? Організаційна система управління, побудована з використанням самоаналізу, передбачає орієнтацію на такі принципи та подання:

Керівництво отримує заробітну плату за здійснення реального управління. Тому більшу частину часу воно займається напрямком, вимірюванням, підготовкою і инструктированием. В цьому допомагає планування, допомога в організаційній роботі, складання фінансових планів, аналіз поточного стану і тому подібні дії.

Керівник має у своєму підпорядкуванні мати достатньо людей, щоб ними було зайнято всі його увагу. Але при цьому повинно вистачати часу на всіх.

Слід прагнути до того, щоб кількість ланок в організації було мінімальним.

Виконавці повинні займатися обмеженим числом добре продуманих завдань, виконання яких безпосередньо наблизить досягнення поставлених організацією цілей.

Чітке розуміння того, що керівництво хоче, може спотворюватися через неефективну передачі інформації. Досить розповсюджена причина – дуже велика кількість ланок. У результаті знижується здатність внесення змін, самостійного вирішення проблеми, пошуку інших шляхів.

Проведення самоаналізу можливо в будь-якій організації. Даний метод має шість стадій: підготовка, збір даних, обробка інформації, аналіз, звіт, подальший контроль. В результаті оформляються письмові рекомендації, в яких розглядаються питання вдосконалення організаційної структури.

Метод аналізу знизу вгору

Завдяки постановці персональних цілей і завдань закріплюється саме те, в чому і полягає внесок співробітника в процес досягнення поставлених значень і параметрів. Увага приділяється:

Розгляду потрібних умов для інтеграції процесу роботи кожного співробітника з завданнями, цілями і стратегіями, які і забезпечують адекватність організаційної структури.

Створення передумов, щоб кожен був зацікавлений в досягненні найкращого результату.

Метод аналізу знизу вгору також дозволяє оцінювати індивідуальний працю.

Слід зазначити, що розглянутий підхід можна використовувати не тільки для аналізу, але й у вирішенні деяких ключових проблем, які пов'язані з управлінням організацією. До таких належить:

Визначення процесу досягнення мети завдяки діалогу щодо її постановки та шляхи виконання.

Зосередження уваги працівників на очікуваннях результатів діяльності.

Формування програми виконання роботи завдяки конкретизації строків вирішення певних завдань.

Полегшення управління системою заробітної плати, можливість створити розумну основу для видачі винагороди за відмінне виконання своїх обов'язків і досягнення у праці.

Оцінювання того, чи слід працівника просувати по службі чи є у нього хороші задатки.

Тому даним методом дуже добре доповнюється організаційно-правова система управління, яка стандартизує підходи до максимальній кількості ситуацій.

Про функції

Основними і найбільш важливими є: організація, планування, нормування, координація, мотивація, контроль і регулювання. Це знаходить прояв в структурі, правилах, культурі, процесах. Управління організаційною системою передбачає використання сукупності методів і прийомів, їх раціонального поєднання, встановленої взаємозв'язку для того, щоб керувати елементами в часі і просторі. Необхідно прагнути до того, щоб були створені найбільш сприятливі умови. В даному випадку функції управління організаційними системами повинні бути чітко прописані, обумовлені, розмежована відповідальність різних осіб. І це не просто слова. Слід пам'ятати, що функції є особливими видами спеціалізованої управлінської діяльності, які виділилися в процесі поділу праці. Кожна з них реалізується в комплексі управлінських завдань. Також необхідно пам'ятати, що функції є повторюваним видом діяльності. Вони можуть виконуватися однією особою, підрозділом або їх групою. Кількість функцій і складу залежить від ряду факторів: масштабу, рівня і структури розвитку виробництва, розміру організації, зв'язків компанії з іншими подібними об'єктами, самостійності, рівня технічної оснащеності.

Специфіка виконуваних обов'язків

Функції управління повинні забезпечувати керівництво і обслуговування діяльності організації. Кожна з них повинна мати конкретне призначення, повторюваність, однорідність вмісту. Також функції зобов'язані носити об'єктивний характер. Це визначено необхідністю безпосередньо самого процесу управління в умовах, коли забезпечується спільна праця людей. До того ж функції – це основа для визначення чисельності та структури апарату управління. Він повинен об'єднувати все відносно відокремлені, хоча в цілому нерозривно пов'язані структури. Багато в чому на них впливають цілі організаційної системи управління.

Перелік функцій

Щоб ще краще розібрати дану тему, давайте розглянемо, з чим доводиться стикатися на практиці:

Організаційна функція. Займається практичним втіленням планів і програм. Реалізується завдяки створенню організації, формування її структури, розподілу роботи між підрозділами і співробітниками, а також за допомогою координації їх діяльності.

Мотиваційна функція. Вона спеціалізується на визначенні потреб людей, а також виборі найбільш дієвого і підходящого в даному випадку способи їх задоволення. Все це робиться для забезпечення максимальної зацікавленості працівників у процесі досягнення цілей, що стоять перед організацією.

Контроль. Він необхідний для того, щоб своєчасно виявляти помилки, наближення небезпеки, відхилення від необхідних стандартів, і створює основу для постійного вдосконалення.

Додаткові функції

В організації повинні бути адекватними:

Функції нормування. Їх слід розглядати як процес вироблення науково-обґрунтованих розрахункових величин. З їх допомогою здійснюється оцінка кількісних і якісних параметрів.

Функція планування. Необхідна для суворого регламентування поведінки об'єктів у процесі реалізації поставлених перед співробітниками цілей і завдань.

Функція координації. Забезпечує організацію узгодженої та злагодженою роботою при виконанні планових завдань.

Функція регулювання. Безпосередньо перетинається з контролем і координацією. Якщо під впливом зовнішнього/внутрішнього середовища відбуваються відхилення від необхідних параметрів, то необхідно відрегулювати ситуацію, щоб вона була у відведених межах.

Про завдання

Організаційна система створюється для того, щоб досягати певної мети. Наприклад, отримання максимально можливих прибутків. Або 100 мільйонів рублів. Як би там не було, але на шляху до мети доводиться вирішувати ряд завдань, які дозволять досягти її. Слід зазначити, що вони відрізняються за своїм масштабом, наслідків важливості впливу на майбутнє і складності втілення. Завдання управління організаційними системами на найвищому рівні є найбільш важливими і суттєвими в плані отримання результатів. Адже якщо щось неправильно робить низовий працівник, то це ще відносно можна пережити. Особливо якщо оперативно виявити і присікти. Тоді як помилки самого вищого керівництва мають куди більш руйнівними наслідками. До того ж зупинити їх досить складно, для цього необхідно заручитися підтримкою акціонерів/засновників. Але актуальний ще й процес виявлення. Адже в наших умовах так вже влаштована, що вище керівництво на постійній основі не перевіряється. А дізнатися про те, що хід подій іде не так, як слід, можна або здійснюючи контроль, тримаючи руку на пульсі подій, або помітивши аномалію у звітності, яку керівники надають власникам. Щоб поставлені завдання ефективно виконувалися, необхідно простежити, щоб була адекватна організаційна структура системи управління, для якої не існувало б неподотчетного особи.

Про розвиток

Організаційні системи не стоять на місці як камені. Завжди здійснюється якийсь рух (не обов'язково в кращу сторону). Але якщо дивитися з висоти тисячоліть, то управління організаційно-економічними системами все ж вдосконалюється і розвивається. Іноді на це впливає розробка нових методик та підходів. Може впливати і науково-технічний прогрес. Наприклад, що являє собою управління без використання інформаційних технологій? Навіть якщо людина трудиться сам статус індивідуального підприємця, комп'ютер/смартфон допомагає вести облік, відправляти дані в податкову службу, органи статистики та ряд інших структур. Але чи можна сказати, що зараз вдалося досягти вінця в розвитку? На жаль, немає. Навіть незважаючи на ті технології і методики, які вже є, радіти ще зарано. Адже скільки різних приголомшливих відкриттів ще чекає людство в майбутньому. Взяти, приміром, штучний інтелект. Коли буде розроблено зразок даного рішення з хорошими показниками результативності, те, що зможе зробити такий співробітник, якому не потрібно спати, відпочивати і отримувати заробітну плату, просто вразить і змусить пристосовуватися під нові умови.