З різних причин працівники підприємств і організацій можуть бути відсутніми на своєму робочому місці. Але виробничий процес від цього страждати не повинен. У таких випадках передбачено покладання обов'язків тимчасово відсутнього працівника на іншу особу. Як правильно це оформити? У даній ситуації існують тонкощі, які зобов'язаний знати як кадровик, так і керівник. Та і службовцям підвищення освітнього рівня піде на користь. Давайте розглянемо, як проводиться покладання обов'язків тимчасово відсутнього працівника, на чому слід концентруватися кожної із сторін процесу.
Варіанти вирішення проблеми
Треба зазначити, що покладання обов'язків тимчасово відсутнього працівника проводиться тільки відповідно до законодавством. У ТК запропоновано два варіанти вирішення проблеми. Адміністрація може запропонувати співробітникові поєднання, тобто той буде працювати деякий час за двох. Інший спосіб - переклад. У цьому випадку від основних обов'язків працівник звільняється. Наприклад, якщо секретар начальника пішов у відпустку або захворів, на його місце можна посадити кур'єра. При цьому адміністрації слід продумати, чи зможе ця людина виконувати колишні обов'язки. Якщо у нього вийде вкластися в робочий час, то застосовують сумісництво, в іншому випадку – переклад. Покладання обов'язків тимчасово відсутнього працівника потрібно правильно оформити, врахувати доплату. Ще необхідно мати на увазі, що в пострадянських країнах, законодавство яких в області трудових відносин ґрунтується на попередньому кодексі, відбулися зміни. Значить, кадровикам рішення слід шукати спираючись на національну нормативно-правову базу.
Принципове питання
Порядок покладання обов'язків тимчасово відсутнього працівника викладено в статтях відповідного національного законодавства. У ТК зазначено, що такий захід проводиться тільки із згоди працівника. Це означає, що кадровик повинен заручитися документом, в якому воно виражено. Юристи рекомендують підписати додаткову угоду. У ньому зазначаються такі дані:
Сторони договору. Перелік обов'язків або посад. Обсяг робіт. Доплата. Терміни дії. Підписання подібної угоди і буде означати письмова згода працівника. На його підставі складається наказ про покладення обов'язків тимчасово відсутнього працівника. У такому документі вказуються перераховані вище дані.
Покладання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (РБ)
У законодавстві Білорусі теж передбачені два варіанти. Мова йде про заступництво та суміщення. Перше – це звільнення від основних обов'язків та доручення того, що виконував відсутній працівник. Другий варіант припускає подвійне навантаження. Заміщення може бути здійснено за згодою працівника. Існують винятки. У разі, коли є загроза життю населенню, людей можна переводити без згоди. Це все відбивається в документації. Звичайно ж переклад (суміщення) відбувається за домовленістю. Тобто працівникові пропонують на час зайнятися іншою працею. Він підписує відповідну папір, у якому зазначаються терміни та розмір оплати. Заборонено встановлювати заробітну плату, сума якої менша від тієї, що людина отримувала раніше.
Документальне оформлення
Будь-які зміни у графіку праці слід оформлювати відповідними паперами, в тому числі покладання обов'язків тимчасово відсутнього працівника (РБ). Наказ на дану тему нічим не відрізняється від інших подібних документів. У ньому вказуються всі реквізити, як годиться. Ще необхідна посилання на відповідну статтю ТК. В якості підстави вказується наказ або інший документ, що характеризує причину відсутності посадової особи та доповідну записку начальника підрозділу. Наведемо приклад: «На підставі ТК РБ та у зв'язку з відсутністю на робочому місці секретаря керівника Іващенко З. Н.:
Виконання обов'язків секретаря керівника покласти на спеціаліста по кадрах Іщенко Р. Т. з її письмової згоди на період (зазначити) зі збереженням відповідальності за виконання основної роботи. Бухгалтерії здійснювати доплату Іщенко Р. Т. в розмірі 50% від окладу секретаря у вказаний період». Більш детально ознайомитися з таким наказом можна нижче.
Покладання обов'язків тимчасово відсутнього працівника без згоди
Така міра практикується в особливих умовах. До них прирівнюються катастрофи, аварії, стихійні лиха та інші події, що несуть загрозу населенню (його частини). При подібному розвитку подій на термін до місяця людині можуть доручити іншу роботу. Така норма є в законодавстві як РФ, так і в білоруському. Природно, кадровику все одно доведеться оформити все це наказом. ТК РФ дозволяє здійснювати переклад без згоди інших випадках. До них відноситься, наприклад, простий або ліквідація аварії. Однак переводити на посаду з більш низькою кваліфікацією працівника без письмової згоди забороняється. Це слід враховувати в роботі.
Більш простий спосіб заміщення
Для того, щоб виробничий процес не гальмувався через хвороби або відпустки спеціаліста, на його місце можна найняти іншу людину. Іноді такий спосіб є більш оптимальним, ніж перерозподіл обов'язків. Однак керівники йдуть на нього вкрай неохоче. Вся справа в фінансах. Знову найнятому службовця доведеться платити весь оклад, у той час як зі штатного співробітника і половини буває достатньо. Виходить значна економія фондів. Є ще такий нюанс, як введення в курс справи. Новий людина знайомий з тонкощами виробництва. Отже, його праця буде кульгати і підводити інших. Тимчасове покладання обов'язків можна проводити на строк до одного року або до виходу основного працівника. У разі переведення за людиною зберігається місце служби. Тобто, коли основний працівник повернеться, його «заступник» слід надати колишнє місце.
