Забезпечення ефективної роботи будь-якого підприємства пов'язане з правильною організацією документообігу. Важливе значення має контроль за строками виконання документів . Справа в тому, що відповідальність за своєчасне і правильне вирішення питань, що містяться у документах, несуть і рядові працівники, і керівники підрозділів. Далі розглянемо, які існують строки виконання документів .

Загальні відомості

Терміни виконання документів встановлюються нормативними актами, резолюцією або організаційно-розпорядчої папером. Наявність на підприємстві інформаційно-довідкової системи забезпечує оперативний пошук зареєстрованих документів за будь-якою ознакою. Зокрема, при реєстрації в базу вносяться основні реквізити документів: вхідні/вихідні номери, відомості про відправника та адресата, термін виконання та ін.

Класифікація

Існують індивідуальні та типові строки виконання документів . Останні визначаються законодавством. До них, зокрема, відносять строки виконання доручень Уряду, керівників виконавчих федеральних структур, парламентських запитів, громадських звернень, постанов/рішень органів управління комерційних організацій і так далі. Індивідуальні строки виконання документів визначаються, як правило, безпосередньо в їх текстах або в резолюції. Такого роду вказівки присутні, зокрема, в нормативних і розпорядчих паперах, статистичних та інших звітів. Строки виконання документів можуть визначатися керівником усно.

Регламенти

В положеннях цих нормативних актах встановлені строки виконання документів варіюються в залежності від їх видів. Приміром, доручення, на яких присутня вказівка "терміново", має бути виконане у триденний термін з дня підписання. Слід звернути увагу, що відлік починається не з дати отримання паперу, а з дати підписання.


Якщо присутня вказівка "оперативно", на виконання документа відводиться не більше 10 днів. При відсутності вказівок, період виконання доручення становить не більше місяця.

Зміни строку

На практиці досить часто виникають ситуації, коли з об'єктивних причин виконати документ у термін неможливо. В цьому зв'язку на підприємстві повинен бути затверджений порядок зміни періоду виконання тих чи інших актів. Слід зазначити, що застосовувати правила потрібно по можливості тільки у виняткових випадках. Рішення про зміну терміну виконання документа може прийматися тільки тим працівником, який його встановив спочатку. Існуючі сьогодні правила діловодства не визначають мінімальні і максимальні межі перенесення. Тому керівництву підприємства необхідно самостійно встановити виходячи з вимог розумності та обґрунтованості. За загальними правилами, прийнятими в практиці, збільшення періоду допускається не більше ніж на 3 дні. При цьому ініціатива повинна виходити від працівника, якому було доручено виконання завдання. Йому слід обґрунтувати та погодити зміну встановленого терміну виконання документа з керівництвом.

Порядок перенесення

Будь-які дії, пов'язані із зміною терміну виконання документа , що повинно бути зафіксовано у відповідних актах. Перенесення періоду повинен бути обґрунтований. Для цього зацікавлена особа може скласти одну з таких пропозицій:

Про перенесення терміну з обґрунтуванням причин, за яких документ не може бути виконаний у встановлений період.

Про залучення співвиконавців, якщо у особи недостатньо повноважень для реалізації доручення.

Про призначення інших виконавців.

Слід сказати, що виконавцю необхідно діяти оперативно. Не слід звертатися до керівництва за 2-3 дні до закінчення встановленого строку.

Операції з контролю

Моніторинг дотримання строків виконання завдань включає в себе:

Фіксацію в ході реєстрації всіх документів і розпоряджень керівництва підприємства.

Перевірку доведення завдань до виконавців у встановлений термін.

Нагадування співробітникам і керівникам підрозділів про наближаються терміни або їх закінчення.

Внесення в реєстраційні форми відомостей про передачу доручень одним виконавцем іншій, зміну періоду, відведеного на виконання завдань.

Повідомлення керівників про процес виконання документів.

Внесення в реєстраційні форми інформації про виконані доручення, зняття завдань з контролю.

Формування аналітичних довідок і звітів по контролю термінів.

Нюанси

На контроль повинні бути поставлені всі акти, що потребують виконання і відповіді. У розпорядчих папери в якості предмета моніторингу виступають рішення. На контроль при цьому ставиться кожен пункт, що міститься в них, (тобто, кожне завдання, доручення). Секретарю керівника необхідно контролювати виконання і усних розпоряджень начальника.

Автоматизована система моніторингу

Останнім часом багато підприємств використовують в роботі комп'ютерні програми, бази даних. Автоматизовані системи істотно полегшують діяльність організацій, економить час співробітників. При реєстрації документів постановка на контроль здійснюється автоматично при заповненні графи "Строк виконання". Одночасно на сам документ може ставитися штамп про взяття його на контроль. Її наявність в більшій мірі необхідно для виконавця.
Для забезпечення поточного контролю відповідальні працівники щодня зазвичай на початку дня перевіряють перелік документів, час виконання яких закінчується у цей день. На підприємствах, що використовують систему внутрішньої електронної пошти, попередження про стікали періодах відправляється на ПК виконавця в автоматизованому режимі. Крім того, можна настроїти програмне забезпечення так, щоб відповідні папери роздруковувалися автоматично.

Виконання завдань з тривалим терміном

Контроль виконання документів, що містять складні доручення, здійснюється поетапно. Він включає в себе поточний, попереджувальний і підсумковий моніторинг. Про поточному контролі вже говорилося вище. Попереджувальний моніторинг проводиться за документами, термін виконання яких закінчується через 2-3 дні. Відповідно, у працівника є ще час для виконання завдання. Зняття доручення з контролю здійснюється після його виконання. Воно може виражатися у складанні та написанні відповіді, отримання документованого підтвердження та ін. Результат заноситься в реєстраційну картку. У ній вказуються і дата виконання, номер справи, в яке підшита папір.

Підсумковий контроль

Він передбачається, як правило, на великих підприємствах. Підсумковий моніторинг ведуть співробітники, відповідальні за контроль виконання доручень, або секретарі. Зазвичай на підприємстві встановлюється періодичність моніторингу. Контроль може здійснюватися кожен місяць, квартал або тиждень. По суті, підсумковий контроль є оцінкою виконавської дисципліни на підприємстві і в його структурних підрозділах.

ФЗ № 229

Однією з форм захисту інтересів суб'єктів є судове провадження. Найбільш поширеними вважаються позовами на практиці заяви з вимогами про присудження сум компенсацій за ті чи інші порушення прав. Такі розгляду завершуються виконавчим виробництвом. Після набрання чинності постанови по справі заявнику видаються виконавчі документи. Термін виконання вимог за ним визначається службовцями ФССП (судовими приставами). У ч. 1 статті 30 ФЗ № 229 закріплено, що підставою для порушення провадження виступає виконавчий документ і заяву стягувача. Ці папери пред'являються за місцем застосування примусових заходів, передбачених законодавством, що визначається відповідно до положень ст. 33 зазначеного нормативного акта. Строк пред'явлення документа до виконання становить 3 дні з дати подачі в підрозділ ФССП. ІЛ (виконавчий лист, який містить вимогу про повернення дитини, незаконно переміщеного або утримується в РФ, про здійснення щодо нього прав доступу у відповідності з міжнародним договором, а також запит на його розшук передається пристава не пізніше наступного дня після надходження в ФССП. Порушення провадження або відмова в цьому оформляється постановою. Воно виноситься протягом 3-х днів з дня надходження матеріалів пристава. Якщо ІЛ повинен бути виконаний негайно, після його прийняття в підрозділ ФССП він передається службовця, повноваження якого поширюються на місце виконання. Якщо він відсутній, то матеріали отримує інший пристав. В цьому випадку рішення про відкриття провадження або про відмову в цьому має бути прийнято не пізніше доби після надходження в Службу. Якщо виконавчий лист надійшов у ФССП вперше, пристав визначає строк для добровільного виконання виконавчого документа . Відповідний період зазначається в ухвалі про порушення провадження. Разом з цим пристав зобов'язаний попередити боржника про можливості застосування примусових заходів після закінчення строку, відведеного на добровільне виконання. Боржник також повідомляється про те, що з нього будуть стягнуті витрати на здійснення дій, передбачених у 112 і 116 статтях ФЗ № 229 а також виконавський збір. Строк для добровільного виконання виконавчого документа, згідно ч. 12 ст. 30 дорівнює п'яти днів. Обчислення починається з дати отримання боржником постанови. У разі ухилення від виконання вимог зобов'язана особа повідомляється про початок процесу примусового стягнення. У законодавстві передбачено, наприклад, такі заходи, як арешт майна з подальшою його продажею.